Varje konferens behöver ha ett tydligt mål. Vad är syftet? Kanske är det en ny affärsplan, teambuilding eller få upp energin inför en ny säsong. Kommunicera vad målet är redan i inbjudan så att deltagarna vet vad de kan förvänta sig.
En bra och lyckad konferens kräver god planering. Att börja i tid ökar förutsättningarna att få den eventlokal ni helst vill ha, men ökar också chansen att fler medarbetare kan vara med. Att lägga konferensen i början av veckan är en annan fördel. Deltagarna är då (förhoppningsvis) utvilade från helgen och laddade med energi – samt att det finns utrymme att ta tag i konkreta beslut senare under veckan.
Att sätta en budget inför en konferens är ett måste för att inte kostnaderna ska dra iväg. Nedan hittar ni en checklista som kan vara bra att ha innan ni sätter igång med planeringen.
Konferens- & eventlokal
Mat och dryck
Aktiviteter
Externa föreläsare/underhållare
Transport
Hotell
Gåva
När ni letar lokal bör ni tänka på att konferenslokalen ska passa för antalet deltagare, men också för de val av aktiviteter ni planerat. Attraktiva eventlokaler och konferensanläggningar bokas snabb – så ju tidigare, desto bättre.
Inled konferensen med att informera deltagarna om agendan för dagen. Exempelvis när det är fikapaus, lunch, middag, aktiviteter, och möten. På så sätt kan deltagarna koncentrera sig på konferensen. Viktigt är också att hålla tiden för att undvika förseningar.
För att vara på den säkra sidan kan det vara bra att dubbelkolla så att all teknisk utrustning på konferensanläggningen fungerar som den ska. Är Wi-Fi snabbt nog? Fungerar ljus och ljud? Finns det mikrofon, adapter till datorn och andra tillbehör ni kan tänkas behöva vid presentationer och dylikt?
Skapa en egen hashtag för konferensen. På så sätt kan alla deltagare dela sina upplevelser i sina sociala kanaler. Att hyra en fotograf kan också vara en idé, fina bilder fångade i ögonblicket är alltid trevligt att blicka tillbaka på.
Kom ihåg att planera in många pauser under konferensen så att deltagarna får möjlighet att sträcka på benen och umgås med varandra. För intensiva program blir sällan bra och kan medföra att deltagarna tappar koncentrationen och energin.
Efter många timmar i ett konferensrum behöver deltagarna något extra kul att se fram emot. Det kan vara allt från en fysisk aktivitet, tävling, naturupplevelse, avkoppling – ja, något roligt som skapar minnen och stärker sammanhållningen i teamet.
När konferensen är över och ni har återgått till jobbet är det bra att avsätta lite tid för reflektion och uppföljning. Försök att göra uppföljningen de närmaste dagarna efter konferensen när allt fortfarande är färskt i minnet. Hur gick konferensen? Uppnådde ni syftet/målet? Lärdomar – vad kan ni göra bättre till nästa gång? Vilka actions/förändringar ska ni ta tag i nu?
